Intern: Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 beginnt, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Jugend und Familie eine Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d).

Das Amt für Jugend und Familie ist dem Dezernat Jugend, Schule und Demokratie zugeordnet. Es besteht aus dem Jugendhilfeausschuss sowie der Verwaltung des Jugendamtes. Ihm obliegt die hoheitliche Aufgabe, den Schutz von Kindern und Jugendlichen sicherzustellen und Gefährdungen abzuwenden. Aktuelle Herausforderungen des aus sechs Abteilungen bestehenden Amtes liegen in der Weiterentwicklung des Angebotes der frühkindlichen Bildung, Betreuung und Erziehung. Daneben stellen die Durchführung von Digitalisierungsprozessen im Kernamt und den nachgelagerten Einrichtungen sowie die Zusammenarbeit mit anderen Ämtern und Eigenbetrieben in Angelegenheiten, die Kinder, Jugendliche und Familien betreffen, wichtige Arbeitsschwerpunkte dar.

• Unterstützung der Abteilungsleitung und Führungskräfte bei abteilungsübergreifenden Vorgängen und Projekten, insbesondere Durchführung von Vorrecherchen, Informationsaufbereitung und Dokumentation für Verwaltungsvorgänge und Organisationsthemen

• Koordination von Terminen, Besprechungen, Projekten inklusive Protokollführung

• Bearbeitung und Verteilung der Post sowie Pflege von Akten und Dokumenten

• interne und externe Geschäftskorrespondenz inklusive Prüfung auf Formalitäten und Rechtschreibung

• Ansprechperson für Anliegen der Mitarbeiter/-innen (zum Beispiel Krankmeldungen, Urlaub) und Schnittstellenfunktion nach innen und außen

• Organisation von Dienstreisen, Raumplanung, Inventarverwaltung und Arbeitsplatzausstattung

• redaktionelle Prüfung, formale Aufbereitung und Verwaltung von Vorlagen für städtische Gremien und Amtsleitung

• Vorbereitung und Nachbereitung von Gremienarbeit, inklusive Protokollführung und Terminüberwachung

• Terminmanagement, Überwachung von Arbeitsaufträgen und Betreuung von Besucher/-innen, Bürger/-innen und Kundinnen und Kunden

• eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauf­frau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokom­munikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder ein vergleichbarer Abschluss

• praktische Erfahrungen in der Sekretariats- und Büroorganisation und/ oder als Team-/Projektassistenz

• versierter Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen und neuen Medien

• Interesse beziehungsweise Affinität für neue/ digitale Medien und Bildungstechnologien

• Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit

• gutes Kommunikationsvermögen

• dienstleistungs- und kundenorientierte Arbeitsweise

• gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen

• Sicherheit in der deutschen Rechtschreibung und Grammatik

• freundliches und professionelles Auftreten

• Freude und Erfüllung im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Zielgruppen in einem hoch dynamischen Umfeld

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe E 6 TVöD bewertete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden
  

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

 
Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1103 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Sandra Schröder, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2754.

Ausschreibungsschluss ist der 2. Juli 2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/