Institutssekretär (m/w/d) / Oscar-Langendorff-Institut für Physiologie
Rostock, DEZur Verstärkung unseres Teams im Oscar-Langendorff-Institut für Physiologie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst in Vollzeit (40 Std./Woche) und vergütet nach dem TV-L, einen Institutssekretär (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Organisation des Institutssekretariat: Termin-, Prioritäten- und Informationsmanagement für die Institutsleitung
- Selbstständige Ausführung aller Sekretariatsaufgaben (Bürokommunikation, allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordination)
- Selbstständige Korrespondenz und Dokumentenerstellung in Deutsch und Englisch (Ministerien, DFG/EU, Kooperationspartner, Klinik/Fakultät)
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen (Agenda, Unterlagen, Protokolle), Präsentations- und Vorlagenerstellung
- Reise- und Veranstaltungsmanagement inkl. Reisekostenabrechnung
- Assistenz in Drittmittelprojekten (Fristen-/Mittel-/Dokumentenmanagement, Berichte, Zuwendungsrecht in Zusammenarbeit mit den Dezernaten)
- Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Personalvorgängen (Ausschreibungen, Verträgen, Gastwissenschaftler:innen)
- Vertrauliches Informations- und Datenmanagement, Schnittstelle zu Fakultät, Klinikum und zentraler Verwaltung
Das zeichnet Sie aus:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen
- Nach Möglichkeit mehrjährige Erfahrung als Teamassistenz/Executive Assistant, idealerweise im Wissenschafts- oder Gesundheitsbereich
- Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; wünschenswert: ERP/SAP, Dokumentenmanagement, Kollaborationstools
- Organisationsstärke, Diskretion, zuverlässige Fristenkontrolle, serviceorientierte Kommunikation
Das bieten wir:
- Einen Standort am Meer: Rostock liegt in unmittelbarer Nähe zum Warnemünder Strand und zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus.
- Zeit für Erholung: 30 Tage Urlaub
- Finanzielle Sicherheit: Eine betriebliche Altersvorsorge in der VBL
- Nachhaltigkeit: Bikeleasing sowie ein vergünstigtes Jobticket
- Fitness und Freizeit: Zugang zum Universitätssport und Vergünstigungen für verschiedene Rostocker Fitnessstudios sowie für ausgewählte Veranstaltungen
- Gesundheit und Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Vergünstigungen für ausgewählte Apotheken
Prof. Dr. med. Rüdiger Köhling
