Wir laden besonders Personen mit Behinderung ein, sich bei entsprechender Qualifikation zu bewerben. Bei Bedarf ist ein geringeres Beschäftigungsausmaß möglich.

Sie haben Freude daran, Organisations- und Administrationsaufgaben zu erledigen? Sie wollen dabei kommunikativer Dreh- und Angelpunkt eines wissenschaftlichen Forschungs- und Lehreinstituts sein? 

In der abwechslungsreichen Funktion als Institutsmanager*in arbeiten Sie als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft und sind Ansprechperson für Studierende, Forschende, Praktiker*innen, sowie externe Lehrende aus aller Welt.

• Spitzenforschung unterstützen: Sie kümmern sich selbständig um alle administrativen Belange des Instituts unter der Führung der wissenschaftlichen Leitung.
• Studienbetrieb koordinieren: Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für unsere Studierenden und externen Lehrenden. Sie melden Lehrveranstaltungen ein, organisieren Raumbuchungen, kümmern sich um die Bereitstellung von Lernmaterialien auf online Lernplattformen, etc.
• Kommunikation unterstützen: Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts mit dem Department, anderen Einheiten der WU, und externen Praxispartnern. Sie kümmern sich auch um unsere Institutswebsite und Social-Media-Kanäle.
• Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Sitzungstermine, Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Instituts.
• Personalagenden mitübernehmen: Sie entlasten den Institutsvorstand, indem Sie beispielweise den Einsatz von Tutor*innen oder Stellenbesetzungen koordinieren.
• Kosten kalkulieren und kontrollieren: Sie behalten die Budgets des Instituts im Auge - von Event- und Fahrtkosten bis hin zu Drittmittelausgaben.
• Bestellungen und Rechnungen prüfen: Sie koordinieren Anforderungen an unsere Büro-Infrastruktur und kümmern sich darum, dass Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind (z.B.: Kaffee, Tee, Büromaterial).
• Organisationsentwicklung: Sie tragen zur kontinuierlichen, kreativen Weiterentwicklung der institutsinternen und -externen Organisationsprozesse bei. 

• Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über eine Ausbildung im Berufsfeld Wirtschaft oder einen Studienabschluss, der für das Aufgabengebiet relevant ist.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit: Sie können 2 oder mehr Jahre Erfahrung im beruflichen Kontext vorweisen, idealerweise im universitären Umfeld. Erfahrungen in der Projektkoordination und -abrechnung und der Zusammenarbeit mit externen Stakeholder*innen und Medien sind von Vorteil.
• IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind versiert im Umgang mit MS Office, haben Anwendungskenntnisse im Umgang mit SAP, Erfahrung mit KI-Tools und sind bereit für Website-Aktualisierungen den Umgang mit Typo 3 zu lernen.
• Zahlenaffin: Sie sind routiniert im Umgang mit Zahlen z.B. bei Finanzplanung, Berichtslegung und Budgetvollzug.
• Verlässlich, selbständig, teamfähig: Sie arbeiten strukturiert und genau, sind eigeninitiativ und erkennen, wo man anpacken muss. Gleichzeitig haben Sie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren.
• Neuerungsfreudig und begeisterungsfähig: Sie können sich für Aufgaben und neue Themen jenseits der Alltagsroutine begeistern, besitzen konzeptionelle Fähigkeiten und bilden sich kontinuierlich weiter.
• Sprachkompetenz: Sie haben exzellente Englischkenntnisse und verfügen idealerweise auch über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.