Fachadministration des IKT-Basisdienstes Digitale Akte in der SenBJF (m/w/d)
Berlin, DE Berlin, DEDas Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.
Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
ist dafür verantwortlich, dass alle Berlinerinnen und Berliner gute Bildungsmöglichkeiten haben - von der frühkindlichen Bildung in der Kita bis zu einem guten Schulabschluss für eine Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium. Sie schafft den Rahmen, dass sich junge Menschen und Familien in dieser Stadt wohlfühlen können und gewährleistet Förderung und Unterstützung in allen Lebenslagen. Insgesamt sind rund 50.000 Beschäftigte an den Berliner Schulen tätig. Hiervon sind in den Fachabteilungen des ministeriellen Teils der Senatsverwaltung rund 2 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für grundsätzliche und operative Aufgaben zuständig.
Zur Verstärkung ihres Teams sucht die Abteilung Zentraler Service der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ab sofort Personal (mehrere Stellen) für das Aufgabengebiet
Fachadministration des IKT-Basisdienstes Digitale Akte in der SenBJF (m/w/d)
Kennziffer 123/25
unbefristet,
Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 12 / E 11 TV-L als Amtsrätin/-rat bzw. Tarifbeschäftigte/r
Besetzbar in Teilzeit, Vollzeit.
Bei Vollbeschäftigung beträgt die Arbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 (bei Tarifbeschäftigten).
Ihr Arbeitsgebiet umfasst
Fachliche und technische Administration des IKT Basisdienstes Digitale Akte für die SenBJF:- Umsetzung der Richtlinien der Senatskanzlei zum IKT-Basisdienst Digitale Akte in der SenBJF
- Administration und Weiterentwicklung der verwaltungsspezifischen strukturierten Ablage
- Verschieben von Akten und Vorgängen bei Zuständigkeitswechseln
- Administration der Zugriffsrechte und der Funktions-/Rollenberechtigungen
- Administration des Aktenplans sowie Anpassung von Aufbewahrungszeiten
- Unterstützung der Organisationseinheiten bei der Planung des Aussonderungsverfahrens bis zur Aussonderung
- Generierung von Nachweisen/Statistiken (Löschprotokolle, Aussonderungsübersichten etc.)
- Betreuung der dezentralen Löschadministration
- Konfiguration der Metadaten- und Fachdatenfelder
- Unterstützung des nScale-Anforderungsmanagements der SenBJF bei Tests (Release Management)
- Prüfung der Einhaltung hausweiter Festlegung (z.B. Namenskonventionen von Vorlagen)
- Administrativer Service der digitalen Poststelle im Scanbetrieb
First und Second-Level-Support IKT Basisdienst Digitale Akte in der SenBJF:
- Nutzerverwaltung
- Unterstützung und Betreuung aller Nutzenden bei technischen Fragen zum IKT Basisdienst Digitale Akte
- Technischer Support (Objektsuche, Fehlersuche etc.)
- Organisatorische und fachliche Beratung der Anwendendenbetreuung
- Steuerung und Nachverfolgung von Fehlermeldungen und Störungen
Unterstützung, Anleitung und Organisation der Anwendendenbetreuung:
- Fachliche und organisatorische Beratung der dezentralen Ansprechpersonen zur Anwendung der digitalen Akte
- Administration der Mustervorlagen für Vorgänge
- Hinterlegung und Administration von Geschäftsgangsvorlagen der Bereiche
- Betreuung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei technischen und inhaltlichen Fragen
- Administration von Abwesenheiten (Vertretung)
Weitere organisatorische Aufgaben:
- Unterstützung des nScale-Anforderungsmanagements der SenBJF für die Digitale Akte
- Vorbereitung, Konzeption und Bereitstellung behördenspezifischer Hilfestellungen, wie z.B. Tutorials, Anleitungen, eLearnings
- Durchführung niedrigschwelliger verwaltungsinterner Anwenderschulungen
- Teilnahme an Austauschformaten der Behörden Berlins zum IKT Basisdienst Digitalen Akte
Besonderheit: Zur Gewährleistung des technischen Supports für den IKT-Basisdienst Digitale Akte ist ggf. Dienst zu ungünstigen Zeiten bzw. im Rahmen eines Dienstplans notwendig
Sie bringen mit
- Für Beamtinnen und Beamte: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes.
- Für Tarifbeschäftigte: Abgeschlossenes Studium (Bachelor/FH-Diplom) in den Fachrichtungen Verwaltungswissenschaften oder Informatik bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang II oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen, die im Rahmen einer entsprechenden mehrjährigen Tätigkeit insbesondere an Schnittstellen zwischen administrativen, organisatorischen und IKT-bezogenen Aufgabenbereichen erlangt wurden.
- Für beide Statusgruppen sind folgende Erfahrungen wünschenswert:
- einschlägige Berufserfahrung im Bereich Informationstechnik, Geschäftsprozessmanagement, Digitalisierung, Organisati-onsmanagement oder Projektarbeit
- Erfahrungen in der Administration sowie Beratung und Betreuung der Nutzenden von IKT-Systemen
- Weitere fachliche und außerfachliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches unter der Schaltfläche/Button "weitere Informationen" (unten am Ende der Ausschreibung) hinterlegt ist.
Wir bieten Ihnen
- eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin mitgestalten können.
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen.
- eine attraktive Bezahlung, die sich für Tarifbeschäftigte nach dem TV-L bzw. für außertariflich Beschäftigte nach den AT-Bezahlungsrichtlinien des Landes Berlin und im Beamtenverhältnis nach dem Landesbesoldungsgesetz Berlin richtet.
- eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten. Sie können bei Bedarf ein Eltern-Kind-Zimmer nutzen oder es kann nach Maßgabe vorhandener Plätze ggf. ein Platz in einer nahegelegenen Kindertagesstätte vermittelt werden. Wir sind vom audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert.
- ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, dessen Angebote (z. B. vielfältige sportliche Aktivitäten) Ihre Gesundheit erhalten sollen.
- eine gute Erreichbarkeit Ihres Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir Ihnen ein Jobticket der BVG zur Verfügung stellen können.
- ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengerechtigkeit einsetzen. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden wir bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigen. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung darauf hin, wenn Sie eine Schwerbehinderung haben. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) auch bevorzugt berücksichtigt.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen tabellarischen Lebenslauf, aktuelles Zeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung sowie vollständige Belege für Ihre Ausbildungs- und Studienabschlüsse bei. Eine Übersendung bzw. das Hochladen eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich.
Von den Inhaberinnen und Inhabern ausländischer Hochschulabschlüsse ist der Bewerbung eine Bescheinigung über die Zeugnisbewertung Ihrer Qualifikation (Langfassung) beizufügen. Anfragen hierzu können an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz gerichtet werden. www.kmk.org/zab
Die formalen Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidung erfüllt sein.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o. ä.), können leider nicht erstattet werden.
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes bitte ich, zusätzlich das Einverständnis zur Personalakteneinsicht im Rahmen des Auswahlverfahrens (mit eigenhändiger Unterschrift) zu erteilen. Bitte geben Sie dabei Ihre personalaktenführende Stelle an.
Von den Inhaberinnen und Inhabern ausländischer Hochschulabschlüsse ist der Bewerbung eine Bescheinigung über die Zeugnisbewertung Ihrer Qualifikation (Langfassung) beizufügen. Anfragen hierzu können an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz gerichtet werden. www.kmk.org/zab
Die formalen Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidung erfüllt sein.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o. ä.), können leider nicht erstattet werden.
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes bitte ich, zusätzlich das Einverständnis zur Personalakteneinsicht im Rahmen des Auswahlverfahrens (mit eigenhändiger Unterschrift) zu erteilen. Bitte geben Sie dabei Ihre personalaktenführende Stelle an.
Hinweise:
Der Dienstort befindet sich in der Rhinstr. 46 , 12681 Berlin.
Ihre Ansprechpartner für weitere Fragen sind:
bei fachlichen Fragen: ZS C 4, Herr Rumschüßel, Tel.: 004930 - 90249 - 5157
bei personalwirtschaftlichen Fragen: ZS B 2.14, Frau Schuckar, Tel.: 004930 - 90227 - 5657
bei Fragen zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS B 2.8, Herr Salewski, Tel.: 004930 - 90227 - 5747.
Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter
https://www.berlin.de/sen/bjf/
Darüber hinausgehende Informationen zur Berliner Verwaltung können Sie unter www.berlin.de/karriereportal einsehen.
