Datenmanager:in und IKT-Verfahrenskoordinator:in im Hochbauamt (m/w/d) - Dauerausschreibung

Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine:n

Datenmanager:in und IKT-Verfahrenskoordinator:in im Hochbauamt (m/w/d) - Dauerausschreibung

Kennziffer: 069-3306-2024

Entgeltgruppe: E11 TV-L (Bewertungvermutung)
Besoldunggruppe: A11
Vollzeit mit 39,4/ 40 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Storkower Str. 113, 10407 Berlin

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• Projektleitung, Unterstützung der Führungsebene der SE FM bei der Planung, Konzipierung und Umsetzung von IKT-Projekten im Rahmen des Change-Managements zur Digitalisierung von baufachlichen Prozessen und fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozessen des Liegenschaftsmanagements
• Analyse und Dokumentation der vorhandenen Fachaufgaben (Kernprozesse), organisatorischen Schnittstellen, Fachanwendungen und Datenschnittstellen der verschiedenen Fachbereiche der SE FM und weiteren Nutzenden von Liegenschaftsbezogenen Daten
• Untersuchung von Potentzialen und Synergieeffekten der Geschäftsprozessoptimierung
• Priorisierung von Geschäftsprozessen in Abstimmung mit der Führungsebene der SE FM
• Modellierung der (zu digitalisierenden) Prozesse/ Abstimmung des Zielsystems unter Einbeziehung aller Stakeholder
• Moderation von Arbeitsgruppen zu den unterschiedlichen Projekten
• Vorbereitung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen
• Initiierung von IKT-Projekten zur Umsetzung des definierten Zielsystems/ zur Umstellung auf neue Softwaresysteme/ Migration vorhandener Systeme
• Wahrnehmung der Rolle des IKT-Projektmanagements gemäß IKT-Rollenkonzept der Berliner Verwaltung für fachbereichsübergreifende IKT-Fachverfahren; Erarbeitung der Konzepte für die Einführung und den Betrieb von IKT-Fachverfahren (u.a. Anforderungskatalog, Einführungs- und Migrationskonzepte, Infrastrukturkonzepte, Schnittstellenkonzepte, Schulungskonzepte)

• IKT-Ansprechpartner:in der SE FM für IKT-Angelegenheiten
• Wahrnehmung der Funktionen der Fachverfahrens- und Dienstekoordination gemäß IKT-Rollenkonzept des Landes Berlin; Planung, Einführung, Weiterentwicklung und Koordination des Betriebes der verfahrensabhängigen Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) für alle Fachbereiche der SE FM, u.a. Neuentwicklung eines fachbereichsübergreifenden IKT-Fachverfahren zum Gebäudemanagement; Einführung eines Projekt-Kommunikations-Management-Systems (PKMS), Fachverfahren zum Liegenschaftsmanagement (LGV), Kostensteuerung von Bauprojekten (HHV); Ticketsystem des Facility Management (Helpmatics); CAFM-System (essentialsFM); CAD-System (Allplan); Baukosteninformationssystem (BKI); Webbasiert DIN-Sammlung (Planen und Bauen); ZEDAL (Abfallmanagement), Vollstreckungsportal (Benutzerverwaltung), D-Akte, Postverarbeitungsprogramm (Easylog); elektronische Vergabe/ GAEB Viewer/ AVA ORCA
• Betreuung Fachsoftware für FT
• Beachtung und Herstellung von Datensicherheit und Datenschutz
• Wahrnehmung des IKT-Anforderungsmanagements und der IKT-Fachaufgaben; Entwicklung gemäß IKT-Rollenkonzept des Landes Berlin für fachbereichsübergreifende IKT-Fachverfahren
• Wahrnehmung der IKT-Fachaufgabenbetreuung gemäß IKT-Rollenkonzept des Landes Berlin für fachbereichsübergreifende IKT-Fachverfahren der SE FM (u.a. LGV/ Gebäudemanagement, essentialsFM)
• Federführende Koordinierung der IKT-Rollenträger und deren Aufgabenwahrnehmung in Bezug auf die Einführung und den Betrieb von IKT-Fachverfahren für alle Fachverfahren der SE FM
• Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von verfahrensbezogenen IKT-Sicherheitskonzepten, Kontrolle der Umsetzung von verfahrensbezogenen IKT-Sicherheitsmaßnahmen
• Vertretung der SE in IKT-Belangen gegenüber bezirklichem IT-Management/ ITStelle
• Vertretung der SE gegenüber externen Dienstleistern in den Phasen Planung, Einführung, Weiterentwicklung und Betrieb von IKT-Fachverfahren
• unterschriftsreife Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen zu organisatorischen und finanziellen Fragen des verfahrensabhängigen IKT-Einsatzes, Beschaffungsmaßnahmen, BA-Vorlagen, Beteiligungsvorlagen der Beschäftigtenvertretungen, Stellungnahmen an BVV, AbgH, Rechnungshof, Senatsverwaltungen, etc.
• Aufstellung der verfahrensabhängigen IKT-Bedarfsplanung für die Haushalts- und Investitionsplanung der SE FM
• Lizenzverwaltung für die IKT-Fachverfahren und IKT-Dienste der SE FM

Formale Anforderungen:

• ein erfolgreich abgeschlossenes Fach- bzw. Hochschulstudium (FH /B.A.) der Fachrichtungen Informatik, Verwaltungsinformatik bzw. vergleichbare Abschlüsse mind. der Niveaustufe 6 des Deutschen Qualifizierungsrahmens

Fachliche Anforderungen:

• Vertiefte Kenntnisse des/der GEG, EWG Bln, EEWärmeG, Bln DV, VOB, ABau; diverser DIN und EU- Gesetze sowie Vorschriften; Vergaberechts (VgV), BGB, VOB; technischen Facility Managements
• Fundierte Kenntnisse an IT-Wissen (von IuK-Grundlagen bis Netzwerke) sowie der Anwendersoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, elektronische Medien) sowie Kenntnisse von Fachsoftware und Schnittstellenarchitektur z.B. CAFM Fachsoftware
• PC-Hardware- Kenntnisse
• Fundierte Kenntnisse im Bereich Datensicherheit und der einschlägigen rechtlichen Grundlagen zum IT-Management

Außerfachliche Anforderungen:

• auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
• vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
• zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen treffen und dafür Verantwortung übernehmen
• sich personen- und situationsbezogen austauschen
• sich konstruktiv respektvoll mit anderen auseinandersetzen und partnerschaftlich zusammenarbeiten; Konflikte erkennen und tragfähige Lösungen anstreben
• die Arbeit als Dienstleistung für den externen und internen Kundenkreis begreifen

Wir bieten...

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
• aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Urkunde Studiumabschluss oder Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd