Büromanager*in / Assistenz der Landrätin

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.400 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 323.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.

Wir suchen eine dynamische und engagierte Persönlichkeit, die das Büro der Landrätin mit ihrem Know-How insbesondere für digitale Formate stärkt und unterstützt.

Das Büro der Landrätin ist verantwortlich für die Unterstützung der Landrätin bei der Leitung der Kreisverwaltung nach innen und außen. Sie sorgen für den reibungslosen Tagesablauf der Landrätin. Dazu gehört es, Termine und Sitzungen vorausschauen zu planen und nachzubereiten, Themen in enger Abstimmung mit dem Referenten der Landrätin zu koordinieren und auch eigenständig zu recherchieren. Sie arbeiten Hand in Hand mit der Büromanagerin und vertreten diese im Abwesenheitsfall.
Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und anspruchsvoll. Mit Ihrem sicheren und serviceorientierten Auftreten repräsentieren Sie das Büro der Landrätin nach innen und außen.

 
Darauf können Sie sich freuen:
 

• Eine unbefristete Teilzeitstelle (19,5 Wochenstunden) mit flexibler Arbeitsgestaltung - Zusätzlich übernehmen Sie ein sehr vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das nach entsprechender Einarbeitung weitgehend eigenverantwortlich ausgeführt werden kann.

 

• Attraktive Vergütung und Vorteile - Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen profitieren Sie von einer wettbewerbsfähigen Vergütung bis EG 9c TVöD. Zusätzlich erhalten Sie eine tarifliche Jahressonderzahlung, ein jährliches Leistungsentgelt und die Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge. Bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie eine Besoldung bis A 10 SHBesG.

 

• Zusammenarbeit im Team - Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen in der gesamten Abteilung/ Fachdienst. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit.

 

• Flexibilität und Work-Life-Balance - Wir fördern Ihre Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten sowie der Option von Mobilen Arbeiten und Homeoffice. Darüber hinaus bieten Ihnen jährlich 30 Urlaubstage Zeit für Ihre Erholung und persönliche Interessen.
• Weiterbildung und Gesundheit - Bei uns haben Sie Zugang zu einer breiten Palette interner und externer Fortbildungen. Wir bieten Ihnen Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten in betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Angelegenheiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet vielfältige Angebote und Förderung Ihres Wohlbefindens.

• Fitness und Mobilität -  Werden Sie Teil unserer proaktiven Fahrradkultur und profitieren Sie von einer Auswahl an Betriebssportmöglichkeiten. Zusätzlich bieten wir eine Partnerschaft mit EGYM Wellpass und Arbeitgeberzuschüsse zum Jobticket  und Fahrradleasing an.
   
  Unser Stellenangebot ist darauf ausgerichtet, Ihre individuellen Anforderungen weitestgehend zu erfüllen und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

 
Das sind Ihre Aufgaben:
 

• Unterstützen der Landrätin im täglichen Geschäftsablauf mit Verantwortung für das operative Büromanagement
• Sichten und Vor-Priorisieren von Sachverhalten, die an das Büro herangetragen werden
• Unterstützen bei der Organisation von repräsentativen Terminen und Veranstaltungen
• Organisieren des E-Mail-Postfaches sowie der Brief-Eingänge einschließlich Nachhalten; Aufgaben- und Wiedervorlagemanagement
• Organisieren und inhaltliches Mitwirken sowie Übernahme der fachlichen Verantwortung für Digitalisierungsprojekte im Büro der Landrätin
• Vor- und Nachbereiten von Gremienterminen der Landrätin sowie eigenständiges Erstellen von Präsentationen
• Recherchieren und Auswerten von Daten und Zusammenstellen von Hintergrundinformationen zur allgemeinen Vorbereitung von Terminen
• Fertigen von Aktenvermerken und Protokollen einschließlich Zusammenfassung von Sachverhalten sowie inhaltlicher Bewertung
• Sie unterstützen bei der Organisation von internen repräsentativen Terminen und Veranstaltungen

Durch eine aktuelle Organisationsuntersuchung können sich noch leichte Veränderungen im Aufgabenzuschnitt oder in den Schwerpunkten ergeben.

 
Das bringen Sie mit:
 

• Die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 ,,allgemeine Dienste" oder eine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten mit 2. Angestelltenprüfung oder ein Studium in der Fachrichtung Arbeits- und Organisationspsychologie oder die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 bzw. die Bereitschaft, hierfür den Aufstieg zu absolvieren oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten mit Angestelltenlehrgang 2 bzw. die Bereitschaft, diesen zu absolvieren
• Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert
• Fundierte Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement sowie vorausschauendem und ganzheitlichem Denken
• Professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen insbesondere MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (vorzugsweise enaio) und agilen Projektmanagement-Tools (MeisterTask, Kanban)
• Hohe digitale Kompetenz und Erfahrung mit aktuellen Managementtechniken
• Empathischer und strukturierter Umgang mit allen in- und externen Akteur*innen
• Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten
• Kooperations- und Kompromissfähigkeit
• Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln
• Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit DMS-Systemen

 

Neugierig geworden?

 
Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 26.05.2024  im Internet unter Aktuelle Stellenangebote über unser Online-Bewerberportal einstellen. .
 
Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich am 12.06.2024 stattfinden.

Da uns der Mensch und seine Geschichte hinter der Bewerbung am meisten interessiert, freuen wir uns schon jetzt darauf Sie kennenzulernen.
 
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern der persönliche Referent der Landrätin, Herr Marco Bröcker unter Telefon (04121) 4502 4403  zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner zum laufenden Auswahlverfahren ist Herr Jens Matthias Voß, Telefon (04121) 4502 1159.