Büromanager / Projektassistenz (m/w/d)

Werde das organisatorische Rückgrat unseres AIAMO-Teams!

AIAMO (Artificial Intelligence And Mobility) ist ein vom Bundesministerium für Digitales und Verkehr gefördertes Projekt, in dem 12 Partner unter der Konsortialführung des ITS Germany e.V. gemeinsam ein KI-basiertes Umwelt- und Mobilitätsmanagement erarbeiten, um Mobilität effizienter, ressourcenschonender, sicherer und bedarfsgerecht zu gestalten.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Projektassistenz (m/w/d), die unser Team mit Leidenschaft und Organisationstalent in Vollzeit unterstützt.

• Administrative und organisatorische Unterstützung des AIAMO-Teams,
• Terminmanagement und Koordination von Besprechungen,
• Übernahme Reisemanagement inkl. Reisekostenabrechnung,
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz und Berichten,
• Verwaltung von Dokumenten und Akten,
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Meetings,
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz,
• Mitorganisation und Koordination von Veranstaltungen,
• Unterstützung bei HR-Aufgaben wie der Organisation von Bewerbungsgesprächen,
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Konzepten und Projektunterlagen,
• Aufbereitung von Statistiken und Berichten auf Basis von Datenanalysen.

• Abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau oder vergleichbare Qualifikation, gerne auch Bachelor und/oder Master in Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbarem Studiengang,
• fundierte Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook),
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (schriftlich und mündlich),
• Organisationstalent und Fähigkeit, auch unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren,
• Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

• Ein spannendes, verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Forschungsprojekt,
• hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten,
• Weiterbildungsmöglichkeiten,

• Bürohunde!

  Unser Mindset: Teamspirit, offene Türen, Duz-Kultur, gelebte Vielfalt.

Wenn du Interesse an dieser abwechslungsreichen Position hast und Teil eines motivierten Teams werden möchtest, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Die Stelle ist an die Projektlaufzeit (06/2026) mit Option auf Verlängerung gebunden.

Bitte sende deine Unterlagen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung an.