Büroassistenz für die Abteilungsleitung Hygiene (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet zur Vertretung bis zum 1. März 2026, für das Gesundheitsamt eine Büroassistenz für die Abteilungsleitung Hygiene (m/w/d).

Gesundheit ist unser höchstes Gut. Im Gesundheitsamt der Stadtverwaltung Leipzig kümmert sich ein multiprofessionelles Team aus rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern tagtäglich darum, die Gesundheit der Leipzigerinnen und Leipziger zu schützen und zu fördern. Unsere Aufgaben sind dabei mindestens so vielfältig wie Leipzig selbst: Einschulungsuntersuchungen, Schwangerschaftskonfliktberatung, Suchtprävention, Infektionsschutz, Psychiatriekoordination und Gruppenprophylaxe sind nur wenige Schlagworte unseres breiten und abwechslungsreichen Leistungsportfolios. Doch wir tun noch mehr. Gemeinsam mit der gesamten Stadtverwaltung stellen wir uns den Herausforderungen einer stetig wachsenden Stadt und den klimatischen Veränderungen mit all seinen Auswirkungen. Um Leipzig als Ort des Wohlbefindens und der Gesundheit zu gestalten und entsprechend der Leipzig Strategie 2035 zu einer ,,Gesunden Stadt" weiterzuentwickeln.

Leipzig ist eine lebenswerte und stetig wachsende Stadt. Damit Leipzig auch eine gesunde Stadt bleibt, suchen wir engagierte, lösungsorientierte Menschen, die Lust haben, sich gemeinsam mit uns als Team um die Gesundheit der Leipzigerinnen und Leipziger zu kümmern und die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen zu bewältigen. Es erwartet Sie ein modernes und spannendes Arbeitsumfeld sowie ein hochmotiviertes Team - werden Sie Teil des Gesundheitsamtes und tragen Sie Ihren Anteil zur gesunden Stadt Leipzig bei.

• Koordination und Organisation, insbesondere die

  • Postbearbeitung, inklusive digitalisieren und verteilen
     
  • Aktenführung im Sekretariat einschließlich Ablage und Wiedervorlage
     
  • Aufbereitung von Unterlagen, Informationen und Dokumenten für Vorgesetzte und Mitarbeiter/-innen
     
  • Vor- und Nachbereitung für Besprechungen

• Erstellung und Bearbeitung von Kostenbescheiden und Rechnungen, einschließlich der Buchungsanordnungen

• Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie dessen Prüfung bezüglich Formatierung und Rechtsschreibung

• Dokumentation von Vorgängen sowie Führung von Protokollen

• Fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisationseinheit sowie in der Kommunikation nach außen

• Terminmanagement für die Abteilung sowie Überwachung termingerechter Zuarbeiten

• unterstützende Aufgaben für Vorgesetzte und Mitarbeiter/-innen

• eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauf­frau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokom­munikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder ein vergleichbarer Abschluss

• mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat

• sehr gute und anwendungsbereite Kenntnisse arbeitsplatzbezogener PC-Software, vor allem in Excel sowie Zahlenaffinität

• Fähigkeiten zum strukturierten, sorgfältigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise sowie sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung  

• sehr gute organisatorische Fähigkeiten

• schnelle Auffassungsgabe, hohe Belastbarkeit, Konfliktlösungskompetenz sowie Teamfähigkeit

• freundliches und direktes Auftreten

• Interesse und Fähigkeiten an Digitalisierungsthemen

• Impfschutz/ Immunität gegen Masern

• eine befristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 39.036 Euro und 43.096 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 5 TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit einschließlich der Jahressonderzahlung)

• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung

• flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten

• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr

• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe 

• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

• eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

• Nachweis über den Erhalt zweier Masernschutzimpfungen oder Masernimmunität (erforderlich ab Geburtsjahrgang 1971)

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1043 an.

Ausschreibungsschluss ist der 5. Juni 2025. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind.
 
https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/