Assistenz der Hausverwaltung und Betriebsleitung (w/m/d)
Standort Wien, Vollzeit 39 Wochenstunden
Ihre Aufgaben
- Sie bearbeiten Anliegen unserer Kund:innen und Partner freundlich, professionell und lösungsorientiert - sowohl persönlich als auch telefonisch.
- Sie übernehmen die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Schriftstücken wie Korrespondenz, Berichten, Präsentationen, Verträgen und Protokollen.
- Sie verwalten Termine, organisieren Besprechungen und Schulungen und unterstützen bei der Koordination interner Abläufe.Sie kommunizieren schriftlich und mündlich mit internen Abteilungen, Dienstleistern, Mieter:innen und Lieferanten.
- Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von Projekten, z. B. durch Recherchen, Datenerfassung und Informationsaufbereitung.
- Sie wirken bei der Erstellung von Inseraten und Vermarktungsunterlagen für Immobilien mit und unterstützen bei der Vertragsabwicklung sowie der dazugehörigen Terminorganisation und Ablage.
- Im Vertretungsfall übernehmen Sie Besichtigungstermine für Lokale (AEAG).
- Sie unterstützen bei der Planung, Pflege und Durchführung von Werbemaßnahmen für den Kaufpark Alt Erlaa - inklusive Website, Social Media und Veranstaltungen.Sie kontrollieren und kontieren Rechnungen, unterstützen bei der Werbebudgetabrechnung und bei der organisatorischen Vorbereitung der Hauptversammlung.
- Sie empfangen Kund:innen und Besucher:innen und koordinieren deren Terminankündigung bei den zuständigen Ansprechpersonen.
- Sie übernehmen die Zuteilung und digitale Erfassung von Poststücken und Rechnungen inklusive Beschlagwortung
Ihr Profil
- Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Kundenservice, Empfang oder einem vergleichbaren administrativen Bereich.
- Ihre Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert - auch in herausfordernden Situationen behalten Sie den Überblick.
- Ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Einsatzbereitschaft und Verlässlichkeit zeichnen Sie aus.
- Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit im Umgang mit sensiblen Daten und Anliegen sind für Sie selbstverständlich.
Unser Angebot
- Wertschätzendes Arbeitsumfeld und starker Zusammenhalt
- Spannende, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem stabilen und renommierten Unternehmen
- Angenehme Büroräumlichkeiten und eine gute öffentliche Anbindung
- Gleitzeit mit der Möglichkeit von bis zu 2 Tagen Homeoffice in der Woche nach einer dreimonatigen Einarbeitungsphase
- Zusatzanspruch auf bis zu vier freie Fenstertage pro Kalenderjahr
- Zahlreiche Benefits wie Essenszuschuss, Gesundheitsmaßnahmen, kostenlose Jahreskarte der Wiener Linien, regelmäßige Mitarbeiter:innenevents und vieles mehr
- Ein Monatsgehalt von mindestens EUR 3.200,- brutto, 14-mal jährlich für 39 Wochenstunden, nach dem Kollektivvertrag für Angestellte der Baugewerbe und der Bauindustrie, mit der Möglichkeit einer Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
