Deine Aufgaben
Als Assistenz der CEO und Officemanager*in (m/w/d) übernehmen Sie eine Schlüsselrolle im Vorzimmer unserer CEO. Sie sind sowohl erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen als auch strategischer Partnerin bei fachlichen Aufgaben.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
- Vertrauliche Büro- und Kalenderorganisation für die CEO sowie professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, insbesondere Vertreter*innen der Medienbranche und Gesellschafter*innen
- Telefonmanagement und diskrete Bearbeitung sensibler Informationen sowie eigenständige Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung
- Inhaltliche Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen durch Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen
- Eigenständige Leitung von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung, einschließlich Koordination mit verschiedenen Abteilungen
- Erstellung und Pflege von Berichten, Analysen und Dokumentationen für die Geschäftsführung
Deine Fähigkeiten & Kenntnisse
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, Medien o.ä.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Fachassistenz-Tätigkeiten im direkten Umfeld einer Geschäftsführung
- Analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert aufzubereiten
- Projektmanagement-Kenntnisse und Erfahrung in der eigenständigen Bearbeitung von Aufgaben
- Ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Diskretion und Loyalität
- Professionelles, verbindliches und souveränes Auftreten auch bei anspruchsvollen Gesprächspartner*innen
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie digitalen Tools zur Büro- und Projektorganisation
- Belastbarkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Eigeninitiative und Lösungsorientierung
Wir bieten dir
- Eine vielseitige und spannende Stelle mit Entwicklungspotenzial und Gestaltungsspielraum in einem technisch top ausgestatteten Umfeld
- Eine wertschätzende Führungskultur, die auf Offenheit, Transparenz und individuelle Weiterentwicklung setzt
- Mitarbeit in einem motivierten und kollegialen Team, das gemeinsam Erfolge feiert und innovative Ideen fördert
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Mobile- bzw. Home-Office, für eine ausgewogene Work-Life-Balance
- Attraktive betriebliche Altersvorsorge, die langfristige Sicherheit ermöglicht
- i-gb-Karte (Initiative Gesunder Betrieb): Kostenbeteiligung für verschiedene Gesundheitsangebote wie Fitnessstudios, Thermen, Physiotherapeuten uvm., um das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen zu fördern
- Teilnahme am JobRad-Programm, das die nachhaltige und gesunde Fortbewegung durch Fahrradleasing unterstützt
