Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit dem Stellenwert EG 6 TVöD bzw. A 7 LBesO NRW. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 22,23 Stunden. 

Die Aufgabenbreite im Amt für technischen Umweltschutz ist vielfältig. Das Amt, mit 51 Mitarbeitenden, gliedert sich in 4 Fachabteilungen ,,Grundsatzangelegenheiten und Untere Abfallwirtschaftsbehörde" ,,Untere Bodenschutzbehörde", ,,Untere Wasserbehörde" und ,,Untere Immissionsschutzbehörde". 

Als Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung sind Sie die vertrauensvolle und kompetente Schnittstelle der Amtsleitung zu internen und externen Ansprechpartner_innen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Erledigung von allgemeiner Korrespondenz für die Amtsleitung,
• Abwicklung von Telefonaten und Umgang mit Besuch (zentrale Ansprechperson des Amtes sowohl nach innen als auch nach außen: Vermittlung zu Ansprechpartner_innenn, Verfassen von Gesprächsnotizen, amtsinterne Auskunftserteilung u.a. zu innerdienstlichen Regelungen)
• Organisation und Koordination von Terminen der Amtsleitung (Führen des Outlook-Kalenders, Überwachen von Fristen und Terminen, Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen, ggf. deren Weiterleitung, Organisation von Videokonferenzen, Ausstatten von Besprechungsräumen für Besprechungen)
• Sichtung, Ordnung, Verteilung der Eingangspost des Amtes; Klärung im Falle nicht zuzuordnender Post,
• Pflege von Adress- und Verteilerlisten,
• Führen der Wiedervorlage der Amtsleitung und Erledigung der Ablage,
• Erfassen und Bearbeiten organisatorischer und allgemeiner Aufgabenstellungen (hausinterne Meldungen, Führen von Listen, Management verwaltungsinterner Regelungen für das Amt),
• Zeiterfassungsbeauftrage_r des Amtes
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitskleidung für das Amt
• Unterstützung und Vertretung der Inventurbeauftragten

• Befähigung für die Ämtergruppe des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 allgemeine Verwaltung (ehemaliger mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder Abschluss des ersten Angestelltenlehrgangs,
• erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung oder
• erfolgreicher Abschluss zur/zum Rechtsanwalts-, Notar-, Justizfachangestellten.

Wir erwarten zudem:

eine fachliche Kompetenz, insbesondere

• gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen,
• gute Kenntnisse der und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen,
• Bereitschaft, sich in weitere Fachanwendungen einzuarbeiten.

eine methodische Kompetenz, insbesondere

• Organisationsfähigkeit, 
• strukturiertes, ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten.
• eine adäquate soziale Kompetenz, insbesondere
• freundliches und kompetentes Auftreten,
• Bereitschaft und Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit,
• Empathie und Geduld.

eine gute persönliche Kompetenz, insbesondere

• Verschwiegenheit und Loyalität,
• Verantwortungsbewusstsein, 
• Einsatzbereitschaft,
• Kunden- und Serviceorientierung,
• Zuverlässigkeit.

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• eine betriebliche Altersvorsorge
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
• ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
• ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
• ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
• ein Fahrradleasingangebot, z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
• corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken

Weitere Informationen zur Kreisverwaltung Mettmann als Arbeitgeber finden Sie hier.