Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI
Frankfurt am Main, DEWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI
EGr. 9a TVöD + 81,81 EUR Vorzimmerzulage
Zu Ihren Aufgaben gehören:
-
Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitung -
eigenständiges Kalender- und Terminmanagement -
Telefondienst -
Bearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) Post -
Organisieren von Besprechungen (Vor- und Nachbereitung) -
Führen und Überwachen der Wiedervorlagen und von Fristen -
Empfangen und Bewirten von Besucher:innen -
Korrespondieren nach Vorgabe sowie Kontrollieren des Schriftguts (Form, Rechtschreibung) -
Durchführen von Recherchen und Sonderaufträgen -
Vertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues Bauen
Sie bringen mit:
-
abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung -
mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, (Abteilungs-)Assistenz, Sekretariat, Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Funktion -
gute Kenntnisse über den strukturellen Aufbau einer Stadtverwaltung und den städtischen Regelungen sowie Kenntnisse über die Aufgaben der städtischen Gremien und der politischen Entscheidungsabläufe - gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (insbesondere Outlook) sowie der Internetrecherche
- Interesse an politischen und gesellschaftlichen Themen
- Grundkenntnisse der englischen Sprache
-
hohe Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität -
sichere und gute Umgangsformen sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit -
Fähigkeit zur Arbeit im Team sowie zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten, auch unter hohem Zeitdruck -
ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit -
interkulturelle Kompetenz
Wir bieten Ihnen:
- eine abwechslungsreiche, spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit am Puls der aktuellen politischen Entwicklung
- einen attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem multiprofessionellen Team mit offener und wertschätzender Arbeitsatmosphäre
- einen Einsatzort im Herzen der internationalen Großstadt Frankfurt mit kurzen Wegen und einer sehr guter ÖPNV-Anbindung
- vielfältige, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle einschließlich Telearbeit und mobilem Arbeiten sowie flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitausgleich im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
