Arbeitsschutz und Geschäftszimmer FB Hochbau (m/w/d)

BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN

Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben vielfältige Aufgaben in den verschiedensten Arbeitsbereichen.

Wenn auch Sie mitgestalten möchten, dann kommen Sie in unser Team vom Bezirksamt Spandau! 

Arbeitsschutz und Geschäftszimmer FB Hochbau

Arbeitsschutzaufgaben in der SE FM
o Koordination des Arbeitsschutzes in der SE FM
o Initiierung, Koordinierung und Überwachung der erforderlichen Begehungstermine der Bereiche der SE FM
o Ggf. Teilnahme an Begehungsterminen mit der Sicherheitsfachkraft der Charité
o Durchsicht der Begehungsprotokolle und Priorisierung der abzuarbeitenden Mängel (siehe auch Servalino)
o Sicherstellung der Vollständigkeit der für die SE FM erforderlichen Gefährdungsbeurteilungen
o Ständige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen und aller Unterlagen bezüglich des Arbeitsschutzes anhand der aktuellen Verordnungen und Gesetze
o Führen einer Überwachungsliste bezüglich der regelmäßig stattfindenden Unterweisungen und Sicherstellung der regelmäßigen Unterweisung aller Beschäftigte
o Ständige Fortbildung im Rahmen des Arbeitsschutzes
o Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss
o Begehung der Arbeitsplätze in der SE FM, Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Maßnahmen- und Wirksamkeitskontrolle
o Ergonomie Beauftragte
Leitung des Geschäftszimmers SE FM
o Assistenz-, Sekretariats- und organisationsaufgaben
(Koordinierung, Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern; Erteilen allgemeiner und fachbezogener Auskünfte; Telefondienst; Terminplanung und -überwachung für die Leitung der SE FM und des Fachbereichs Hochbau; Koordinierung von Anfragen; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen)
o Bereichsbezogene Bürowirtschaft und Statistik
(Veranlassung der Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und -geräten; Mängelmeldungen; Schlüsselwesen; Bearbeitung und Verteilung von Brief- und elektronischer Post inkl. Zuständigkeitsprüfung und -ermittlung; Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial; Aushändigung von Dienstfahrscheinen, Überwachung von Rechnungen; Organisation des Registratur- und Wiedervorlagesystems; Erstellung von Aktenplänen; Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleginnen/Kollegen; Raumvergabe für Besprechungsräume im Dienstgebäude; Verwaltung von Fachbüchern; organisatorische Abwicklung von Personalzu- und Abgängen; Beschaffung und Aufbereitung von Daten für Statistiken; Auswertung von Statistiken)
o Bereichsbezogene Informationsverarbeitung
(Erstellen von Tabellen, Vordrucken, Umläufen und Formularen; Entwurf und Gestaltung von Schriftsätzen und Rundmails für den internen und externen Schriftverkehr; Pflege, Sicherung und Archivierung von Texten und Datenbanken; elektronische Aufbereitung von Schriftgut)
o Bereichsbezogene Personalverwaltung
(Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- und Gesundmeldungen, Zeiterfassungsbögen, KLR-Meldebelegen und anderen personenbezogenen Unterlagen; Pflege der Anwesenheitsliste, Koordinierung der Urlaubsplanung; Unterstützung der Beschäftigten bei der Klärung personalrechtlicher Fragestellungen)
o Bereichsbezogene Fachaufgaben
(Verwaltung von Bürgschaften; Mitarbeit in der Brandschutzorganisation)
o Tätigkeiten zum Betrieb der KLR
(Datenerfassung, Zeitstatistik; Mengenstatistik; Interne Verrechnungen; Umlagen)
Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino
o Betreuung der Servalino-Module Brandschutz und Arbeitsschutz
(Eingabe und Überwachung der sich aufgrund von Begehungsprotokollen ergebenden Mängel; Ansprechpartner*in der Verantwortlichen für Arbeits- und Brandschutz in Bezug auf die Mängel- Abarbeitung)
o Mitarbeit bei der Fortentwicklung der Module Brandschutz und Arbeitsschutz
o Stammdatenpflege Servalino in Bezug auf Personen, Liegenschaften und Verantwortliche*r für Liegenschaften
Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino
o ProFiskal - Eingabe für Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Ablage der Belege, Prüfen und Freigeben von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen
o Rechnungsbearbeitung über Servalino, Eingabe, Bearbeitung, Verbuchung
o Beratung der Bauleiter bei der Rechnungsbearbeitung und in Haushaltsangelegenheiten
Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.