Institute for Responsibility and Sustainability in Global Business
Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Ab 01.10.2025
Was Sie erwartet
- Institutsleitung unterstützen: Sie unterstützen die Institutsleitung in der administrativen und organisatorischen Führung
- Forschung unterstützen: Sie halten die Dinge am Laufen, übernehmen allgemeine Sekretariatsagenden und tragen so zur Top-Leistung unserer Wissenschaftler*innen bei
- Studienbetrieb koordinieren: Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie Informationsaussendungen an Studierende
- Studierende betreuen: Sie sind kompetente*r und serviceorientierte*r Ansprechpartner*in für Studierende und Mitarbeitende und unterstützen das Front Office unseres Departments
- Kommunikation unterstützen: Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts, sorgen für eine eigenverantwortliche Durchführung der Korrespondenz, betreuen die Website und sind in Kontakt mit anderen Einheiten der WU
- Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Sitzungstermine, Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Instituts
- Reiseplanung und -abwicklung: Sie unterstützen die Planung, Administration und Abwicklung des Reisemanagements (Flugbuchungen, Reiseplanung, Refundierung, usw.)
- Kosten kalkulieren und kontrollieren: Sie behalten unsere Budgets im Auge - von Projekt- und Fahrtkosten über Drittmittel bis zum Einsatz von Tutor*innen
- Bestellungen und Rechnungen prüfen: Sie sind zuständig für das Bestellmanagement und kümmern sich darum, dass die entsprechenden Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind (z.B. Büromaterial)
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen über die Matura oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt
- Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen organisatorisches Talent und Sekretariatserfahrung mit - idealerweise im universitären Umfeld
- Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial ins Team ein
- IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und haben Interesse, für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen
- Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren
- Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Zahlenaffin: So gut, wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen - Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil
- Lernfähigkeit: Sie sind lernfähig und bereit sich in vielfältigen Bereichen weiterzubilden, um ihre Stärken weiter auszubauen
Was wir Ihnen bieten
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Mobiles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.063,63 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.
Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 17.09.2025 (Kennzahl: 2540).
Wir freuen uns auf Sie!
