Gemeinsam Zukunft gestalten - mit ver.di!

In ver.di organisieren sich rund 1,9 Millionen Mitglieder aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit setzen wir uns gemeinsam für ihre Interessen ein, sowohl in Tarifverhandlungen als auch im Betrieb und in den Dienststellen vor Ort und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Das ver.di Bildungszentrum Gladenbach ist eins von neun gewerkschaftseigenen Schulungs- und Tagungshotels und beherbergt Gäste aus der ganzen Bundesrepublik.

Die Stelle eines/einer Mitarbeiter/in mit erweiterten Sekretariatsaufgaben ist zum 01.03.2026 zu besetzen.

Kernaufgaben der Stelle

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten
• eigenständige und abschließende Bearbeitung von Standardanfragen
• Auskünfte zu ver.di (Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten etc.) erteilen, Informationsmaterial zusenden

Postbearbeitung, auch elektronische 

• Postein und -ausgang
• Eigenständige Beantwortung im Rahmen der Vorgaben
• Verteiler aufbauen und pflegen

Organisatorische Zuarbeit 

• Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der vom Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
• Eigenständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich

Terminplanung und -koordination

• Terminplanung, -überwachung und Koordination

Schriftverkehr

• Erstellen von Briefentwürfen und/oder Mails
• Schreibarbeiten eigenständig
• Textbearbeitung von Standardtexten
• Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nach häufig wechselnden Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)

Telefonanfragen

• Telefonvermittlung an zuständige/n BearbeiterIn
• Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich

Büroverwaltende Tätigkeiten

• Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial,
• Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet), etc.)
• Wiedervorlagen
• Ablage

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

• Reiseplanung und -organisation
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen

Antrago

• Abfragen aller Art
• Bearbeitung der Daten

Auswertungen

•  Bestehende Statistiken abrufen und ggf. grafisch aufarbeiten, Selektionen vornehmen
• Tabellen führen und ggf. grafisch aufarbeiten

Rechnungswesen

• Rechnungen erstellen
• Rechnungsprüfung
• Durchführung von Inventuren
• Zuarbeit zum Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich 

Insbesondere freuen wir uns über Bewerbungen von Kolleg*innen, die folgende Anforderungen erfüllen: 

• Praktische Erfahrungen bei der Betreuung und Information von Mitgliedern, Gästen 
• Grundlegende Kenntnisse der ver.di-Strukturen 
• Kommunikative und soziale Kompetenz 

Darüber hinaus erwarten wir: 

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung von mindestens drei Jahren oder vergleichbare 
• Berufserfahrung 
• Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und PowerPoint) und Antrago, 
• Kenntnisse im Umgang mit Büro- und Seminartechnik
• Bereitschaft zur Qualifizierung 
• Wünschenswert wären Erfahrungen im telefonischen Kundenkontakt

Unser Haus zeichnet durch eine kundenfreundliche und kollegiale Atmosphäre aus. Von den Bewerber*innen erwarten wir daher:

• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsbewusstsein
• Kollegiales Verhalten
• Bereitschaft zu Fortbildung und Weiterentwicklung unserer Serviceleistungen 
• Bereitschaft für eine flexible Arbeitszeitgestaltung (auch an Wochenenden)

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Einen sicheren und unbefristeten Job
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
  • 18 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
  • 33 Tage Urlaub im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit  
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozial- und Vorsorgeleistung 
• [Weitere Standort- und Tätigkeitsspezifische Benefits]